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Quiconque obtient un mandat ou une procuration lors d’une assemblée générale des copropriétaires accomplit un acte juridique au nom et pour le compte d’une autre personne. Le document liant le mandant à son représentant est également appelé mandat.

Procuration ou mandat pour les copropriétaires

Si vous ne pouvez pas être physiquement présent lors d’une assemblée générale des copropriétaires, vous pouvez vous faire représenter par un tiers. Pour ce faire, vous devez lui donner une procuration ou un mandat. Le mandataire peut être un copropriétaire, mais ce n’est pas obligatoire. Tout tiers, à l’exception du syndic, peut être mandaté.

Le mandat confié est consigné par écrit dans un document officiel que le mandataire remplit et que les deux parties signent ensuite. Outre le jour et l’heure de l’assemblée générale et le lot concerné par la procuration, le document mentionne également les données d’identité du mandant tion et du mandataire.

Procuration générale, spécifique et limitée

Une procuration lors d’une assemblée générale des copropriétaires peut être générale, spécifique ou limitée. Avec un mandat général, le représentant peut voter librement. Dans le cas d’un mandat spécifique, le mandant est tenu de suivre les instructions de vote du mandant. Avec un mandat limité, le représentant ne peut en revanche pas voter. Ce mandat ne sert qu’à atteindre le quorum de validité. Le mandant veut alors seulement avoir été « présent » à l’assemblée générale sans voter. Ainsi, il participe bien à la réalisation du double quorum.

Maximum de trois mandats par individu

Selon la législation sur les associations de copropriétaires, nul ne peut accepter un nombre illimité de mandats. Chaque mandataire peut accepter un maximum de trois procurations. Il existe toutefois une exception : les mandataires peuvent en effet recevoir plus de trois mandats si le total de leurs propres voix et de celles de leurs mandataires ne dépasse pas 10 % du nombre total de voix revenant à l’ensemble des lots de la copropriété.

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Changer de syndic est possible à tout moment. Vous devez d’abord inscrire ce point à l’ordre du jour de l’assemblée générale. Si le syndic en place ne veut pas donner suite à votre demande, vous pouvez lui envoyer une lettre recommandée. Ensuite, avec l’association des copropriétaires, vous pouvez organiser un vote sur le renouvellement ou le changement de syndic.

Étape 1 : inscrivez ce point à l’ordre du jour

Selon la législation sur les syndics, la durée maximale d’un contrat de syndic est de trois ans. Vous pouvez toutefois prolonger le contrat pour une durée indéterminée. Si vous souhaitez changer de syndic, vous devez inscrire ce point à l’ordre du jour de l’assemblée générale. Normalement, lors d’une assemblée générale ordinaire, cette question est déjà inscrite à l’ordre du jour. Toutefois, si le contrat dure plusieurs années et n’est pas encore arrivé à échéance, il y a de fortes chances que le syndic ne mentionne pas le sujet.

Pour s’assurer que le point sera inscrit à l’ordre du jour, il est judicieux de le demander explicitement au syndic. Vous devez faire cette demande au moins trois semaines avant la période de quinze jours au cours de laquelle l’assemblée générale aura lieu.

Étape 2 : rédigez une lettre recommandée

Si le syndic ne veut pas inscrire ce point à l’ordre du jour, vous pouvez signer une lettre recommandée avec les copropriétaires représentant au moins 20 % des parts de la copropriété. Envoyez ensuite cette lettre au syndic en lui demandant d’inscrire à l’ordre du jour le vote sur le renouvellement ou le changement de syndic. Le syndic aura alors 30 jours pour s’exécuter.

L’assemblée générale peut mettre fin au mandat d’un syndic à tout moment, sans justification et quelle que soit la durée du contrat. Il faut tenir compte des éventuelles indemnités de résiliation anticipée que l’association des copropriétaires devra payer au syndic.

Étape 3 : changez de syndic

Le changement de syndic se fait par un vote ordinaire à la majorité simple. En outre, la décision de choisir ou de renouveler le syndic est exclusivement réservée à l’assemblée générale, contrairement au choix d’un fournisseur, où le conseil de copropriété peut être mandaté pour décider au nom et pour le compte de l’assemblée générale.

Lors d’un changement de syndic, conformément à la législation sur les syndics, le nom du syndic désigné est mentionné, ainsi que ses coordonnées complètes. La date de transfert entre les deux syndics est également inscrite, de même que les personnes désignées par l’assemblée générale pour signer le contrat du nouveau syndic.

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