Property Manager, gebouwbeheerder of syndicus, wat is dat nu juist? En wanneer spreek je van een mede-eigendom? Wat zeggen de regels en wat zegt de wetgeving?
We zetten het even op een rijtje.
De property manager beheert en vertegenwoordigt een mede-eigendom zoals bijvoorbeeld een appartementsgebouw. We spreken van een mede-eigendom zodra er verschillende eigenaars zijn in één gebouw. Dat wil zeggen dat ze niet alleen eigenaar zijn van hun eigen privatieve deel maar ook voor een deeltje mede-eigenaar zijn van de gemeenschappelijke delen in dat gebouw. Denk maar aan de lift, de inkomhal, de grond, etc.
Statuten van het gebouw
Zodra een gebouw meerdere eigenaars heeft worden er statuten opgemaakt met de voornaamste regels en bepalingen van dat gebouw. En die bestaan uit een basisakte en een reglement van mede-eigendom.
Wat is dat nu, zo’n basisakte? De basisakte beschrijft het onroerend geheel, de privatieve en gemeenschappelijke delen en het aandeel dat daaraan verbonden is. Zo ben je bijvoorbeeld volledig eigenaar van de kavel of het appartement dat je gekocht hebt, en 25/100 eigenaar van de gemeenschappelijke delen. De andere eigenaars bezitten dan 75/100 van deze gemeenschappelijke delen.
Het reglement van mede-eigendom beschrijft daarentegen de rechten en de plichten van de eigenaars over de privatieve en gemeenschappelijke delen. En daarbij hoort eveneens de verdeling van de lasten en de sancties in het geval een mede-eigenaar niet betaalt. Dit wordt opgemaakt bij middel van een authentieke akte door een notaris. Het kan ook zijn dat er geen notaris tussenkomt. Dan spreken we van een onderhandse akte, en dan wordt een regelement van interne orde opgesteld. Daarin staan de regels over de algemene vergadering, de werkwijze ervan, maar ook de manier waarop de syndicus benoemt wordt, wat de syndicus moet doen, hoe lang hij syndicus zal zijn, etc.
Wie zijn de betrokken partijen van een VME
Allereerst is er de vereniging van mede-eigenaars of kortweg de VME. Hiertoe behoren alle eigenaars en de bedoeling is eenvoudig: het beheer van het gebouw of van de groep van gebouwen.
De VME wordt ingeschreven in de kruispuntbank van ondernemingen en krijgt dus een ondernemingsnummer. De VME wordt ingeschreven in de kruispuntbank van ondernemingen en krijgt dus een ondernemingsnummer.
Een VME heeft ook een vermogen en dat bestaat uit een werkkapitaal,
de voorschotten die de mede-eigenaars betalen voor periodieke kosten zoals de verlichtingskosten van de gang of de kosten voor de conciërge, en een reservekapitaal. Het reservekapitaal is de geldsom die gebruikt wordt voor het dekken van niet-periodieke uitgaven zoals het vernieuwen van het dak, of een nieuwe liftkoker… Een reservefonds is niet verplicht!
Vervolgens is er ook de raad van mede-eigendom. Die wordt opgericht door de eerste algemene vergadering in het geval een gebouw (of groep van gebouwen) meer dan 20 kavels telt. Wat doet de raad van mede-eigendom? Die oefenen controle uit op de syndicus.
En dan is er nog de commissaris van de rekeningen of het college van commissarissen van de rekeningen. De belangrijkste taak van dit orgaan bestaat eruit om de rekeningen van de VME te controleren. Vaak is deze persoon een professioneel bedrijfsrevisor of accountant maar dit kan ook een mede-eigenaar zijn.
Wat doet de syndicus?
Nu je dit weet, wil je ook weten wat de syndicus dan nog moet doen? De syndicus kan een rechtspersoon zijn of een natuurlijke persoon: een mede-eigenaar, een vastgoedmakelaar, of een andere vrije beroepsuitoefenaar.
Bij een nieuwbouw kiest de bouwheer of de bouwpromotor vaak de syndicus, en die blijft dan ook syndicus tot de eerste algemene vergadering. Indien het geen nieuwbouw betreft kan de syndicus aangesteld worden op verzoek van elke mede-eigenaar.
Simpelweg moet de syndicus de beslissingen van de algemene vergadering uitvoeren. Zoals bijvoorbeeld onderhoudswerken in de tuin of gang laten uitvoeren. De syndicus beheert het vermogen van de VME, hij of zij vertegenwoordigt de VME, legt de lijst van kosten en schulden over aan de notaris en in geval van een verkoop moet een kostenramingen voorgelegd worden, de notulen opgemaakt worden…
De syndicus is nooit lid van de raad van mede-eigendom en kan ook nooit de commissaris van de rekeningen zijn.
De relatie tussen de syndicus en de VME, en zijn vergoeding moet vastgelegd zijn in een schriftelijk overeenkomst. In deze overeenkomst zit ook een lijst van de forfaitaire en aanvullende prestaties met de daaraan verbonden vergoedingen. In kleine appartementsgebouwen oefent een van de mede-eigenaren vaak de taak van syndicus kosteloos uit.
Het mandaat van een syndicus duurt drie jaar en kan door de algemene vergadering verlengd worden, maar nooit stilzwijgend. De syndicus kan ook zelf zijn ontslag geven, of door de algemene vergadering ontslagen worden.
De algemene vergadering of de AV is het orgaan van de VME. Elk jaar wordt de AV bijeengeroepen door de syndicus. Elke mede-eigenaar kan in persoon deelnemen aan de AV of zich laten vertegenwoordigen. Met twee derde van de meerderheid mag gestemd worden over statutenwijzigingen, werken aan de gemeenschappelijke delen, bedragen van opdrachten, etc.* Met vier vijfde van de meerderheid mag gestemd worden over verdeling van de lasten, de heropbouw van het onroerend goed, de verdeling van de kavel, etc. *
*Voor de volledige uitleg verwijzen we ook graag naar de website van de federale overheidsdienst justitie.
