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Assemblée Générale Extraordinaire (AGE)
Qu’est-ce qu’une Assemblée Générale Extraordinaire au sein d’une ACP
Une Assemblée Générale Extraordinaire (AGE) est une réunion supplémentaire de l’Association des Copropriétaires (ACP) organisée lorsque des décisions urgentes ou importantes doivent être prises et ne peuvent attendre l’Assemblée Générale (AG) annuelle.
En Belgique, le fonctionnement d’une ACP est régi par le Code civil (Livre 3 – Droit des biens) et par le règlement de copropriété. L’Assemblée Générale annuelle est obligatoire, mais lorsqu’une situation importante survient entre-temps, une Assemblée Générale Extraordinaire peut être convoquée.
Une AGE a la même validité juridique qu’une Assemblée Générale ordinaire. Les décisions prises lors de la réunion sont contraignantes pour tous les copropriétaires, à condition que les procédures légales aient été correctement suivies.
Quand une Assemblée Générale Extraordinaire est-elle organisée
Une AGE est organisée lorsqu’une décision ne peut attendre la prochaine Assemblée Générale annuelle.
Les situations courantes sont :
- dégâts des eaux ou incendies graves ;
- travaux urgents de toiture ou de façade ;
- réparations imprévues de l’ascenseur ;
- approbation d’un budget supplémentaire pour des travaux nécessaires ;
- nomination ou révocation du syndic ;
- remplacement d’installations techniques importantes ;
- procédures judiciaires contre des entrepreneurs ou des fournisseurs ;
- approbation d’un emprunt pour de grands travaux de rénovation ;
- décisions concernant des investissements économiseurs d’énergie, tels que des panneaux solaires ou des bornes de recharge ;
- problèmes de sécurité devant être traités immédiatement.
Plus l’immeuble à appartements est grand, plus les situations nécessitant une Assemblée Générale Extraordinaire peuvent se présenter fréquemment.
Qui peut convoquer une Assemblée Générale Extraordinaire
Au sein d’une ACP, une AGE peut être convoquée de différentes manières.
Le Syndic
En pratique, la réunion est généralement convoquée par le syndic lorsque :
- une obligation légale doit être respectée ;
- un investissement important doit être approuvé.
- une décision urgente est nécessaire ;
Le syndic est responsable de la convocation correcte de tous les copropriétaires.
Les copropriétaires
Les copropriétaires peuvent également demander une Assemblée Générale Extraordinaire.
Selon la réglementation belge, un ou plusieurs copropriétaires représentant ensemble au moins 20 % des quotités dans les parties communes peuvent demander au syndic de convoquer une Assemblée Générale.
Si le syndic n’y donne pas suite dans le délai légal, les copropriétaires demandeurs peuvent, sous certaines conditions, organiser eux-mêmes la réunion.
Comment se déroule une Assemblée Générale Extraordinaire
La procédure ne diffère guère de celle de l’Assemblée Générale annuelle.
1
Convocation
Chaque copropriétaire reçoit une convocation officielle comprenant :
la date,
l’heure ;
le lieu ou les informations de réunion numérique,
l’ordre du jour,
et les documents nécessaires à la prise de décision.
En principe, seuls les points inscrits à l’ordre du jour peuvent être valablement discutés et approuvés.
2
Discussion des points de l’ordre du jour
Pendant la réunion, le syndic ou un expert expose les dossiers.
Les copropriétaires peuvent :
poser des questions,
formuler des remarques,
proposer des alternatives,
et demander des informations complémentaires.
Lors de grands projets de rénovation, les devis de différents entrepreneurs sont souvent discutés.
3
Votes
Après la discussion, chaque point de l’ordre du jour est voté séparément. La majorité requise dépend du type de décision, comme défini dans le Code civil belge.
4
Procès-verbal
À l’issue de la réunion, le syndic rédige le procès-verbal.
Y sont consignés :
les présents,
les résultats des votes,
les décisions prises,
et les éventuelles remarques.
Le procès-verbal est ensuite transmis à tous les copropriétaires.
Quels sujets figurent souvent à l’ordre du jour
Une Assemblée Générale Extraordinaire traite généralement de sujets importants sur le plan financier ou technique.
1
Grandes rénovations
rénovation de toiture -
rénovation de façade -
réparation du béton -
modernisation de l’ascenseur.
2
Installations techniques
remplacement de la chaudière -
pose de panneaux solaires -
installation de bornes de recharge -
systèmes de ventilation -
détection incendie.
3
Décisions financières
appel de provisions supplémentaires -
alimentation du fonds de réserve -
approbation d’un emprunt -
modifications budgétaires.
4
Gestion de l’ACP
nomination ou révocation du syndic -
modification des contrats d’entretien -
litiges juridiques -
questions d’assurance.
Les copropriétaires sont-ils obligés d’être présents
Non. Lorsqu’un copropriétaire ne peut être présent, il ou elle peut :
- donner une procuration à un autre copropriétaire ;
- désigner un tiers pour le ou la représenter ;
- participer par voie numérique, si cela est prévu dans la convocation et autorisé par la loi.
Même lorsqu’un copropriétaire n’est pas présent, il ou elle reste lié(e) par les décisions valablement prises.
Que se passe-t-il si une décision est urgente
Certains problèmes ne permettent aucun délai.
Pensez par exemple à :
- une façade instable ;
- un ascenseur hors service ;
- une fuite d’eau grave ;
- des dégâts dus à une tempête ;
- une installation de protection incendie défectueuse.
Dans de telles situations, le syndic peut prendre les mesures conservatoires ou urgentes nécessaires pour éviter d’autres dommages ou dangers. Pour des travaux structurels ou des décisions financières importantes, une Assemblée Générale Extraordinaire est ensuite organisée dès que possible.
Une décision peut-elle être contestée
Oui. Un copropriétaire estimant qu’une décision :
- est contraire à la loi ;
- n’a pas été prise selon la procédure correcte ;
- porte atteinte aux intérêts de l’ACP ou des copropriétaires ;
peut, dans le délai légalement prévu, introduire une action devant le juge compétent pour faire annuler ou modifier la décision.
Questions fréquemment posées
1
Une Assemblée Générale Extraordinaire est-elle obligatoire ?
Non. Une AGE n’est organisée que lorsqu’une décision importante ou urgente ne peut attendre l’Assemblée Générale annuelle.
2
Qui paie les frais d’une AGE ?
Les frais sont supportés par l’Association des Copropriétaires et sont inclus dans les frais de gestion communs.
3
À quelle vitesse une AGE peut-elle être organisée ?
Cela dépend de l’urgence de la situation et des délais de convocation légaux. Le syndic doit inviter tous les copropriétaires à temps afin qu’ils puissent participer ou donner une procuration.
4
Le syndic peut-il décider seul ?
Non. Le syndic ne peut agir de manière autonome que pour des mesures urgentes ou conservatoires. Pour des investissements importants, des dépenses exceptionnelles ou des décisions structurelles, une approbation de l’Assemblée Générale est requise.
Conclusion
Une Assemblée Générale Extraordinaire au sein d’une ACP est un instrument important pour prendre des décisions rapidement et valablement lorsque des situations urgentes ou exceptionnelles se présentent. Qu’il s’agisse d’une rénovation majeure, de réparations imprévues, d’un changement de gestion ou d’un investissement important, l’AGE garantit que tous les copropriétaires ont leur mot à dire. Grâce à des règles légales claires sur la convocation, la prise de décision et les majorités requises, l’ACP peut fonctionner efficacement et les intérêts de tous les copropriétaires restent protégés.
Ensemble, nous décidons aujourd’hui pour une bonne gestion et l’avenir de notre ACP.
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