Categorie archieven: Blog Post

De traditionele benadering waarbij Algemene Vergaderingen ’s avonds georganiseerd moeten worden is aan het veranderen. Binnen het Parte-netwerk wordt al van bij het begin in 2020 doelbewust gekozen om deze avondgewoonte te doorbreken door het gros van Algemene vergaderingen pro-actief naar overdag te verplaatsen.

“Bij Parte werken we er elke dag hard aan om de werkomstandigheden van ons personeel te verbeteren en een voortrekkersrol op te nemen. Ik ben dan ook blij te lezen dat de beroepsorganisaties (o.a. UVS de Unie Van Syndici in een recent artikel uit het magazine Property Today) deze initiatieven beginnen over te nemen en aan te moedigen. Als Parte kunnen we dit enkel aanmoedigen.” – David Vancoillie, CEO Parte

De voordelen van het houden van algemene vergaderingen overdag zijn dan ook duidelijk.

• Het beroep van syndicus aantrekkelijker maken voor professionals die op zoek zijn naar een evenwichtige levensstijl en meer controle wensen over hun werktijden (betere work-life balans).
• In plaats van lange avonden en overuren te maken na een drukke werkdag kan de syndicus de vergadering tijdens de kantooruren houden met een frisse geest. Het stelt de syndicus in staat om een effectiever tijdsbeheer te hebben.
• Het helpt de syndicus om vermoeidheid en burn-out te voorkomen, waardoor hij of zij frisser en energieker kan zijn bij het dagelijkse beheer van de VMEs.
• Ook mede-eigenaars genieten mee van deze bewuste keuze. Door vergaderingen overdag te organiseren kunnen ze hun volledige aandacht richten op de te bespreken onderwerpen. Dit zorgt dat een meer weloverwogen besluitvorming tot stand komt met een frissen geest.
• De vergaderingen overdag bieden ook voor mede-eigenaars een betere balans tussen werk en privéleven met gezinsverantwoordelijkheden. Ze kunnen de vergadering bijwonen zonder dat dit conflicteert met de behoeften van hun gezin.

“De terugkoppeling in Property Today is voor ons niet nieuw. Integendeel, we hebben altijd veel belang gehecht aan het welzijn van onze mede-eigenaars én ons team, die steeds centraal staan in onze besluitvorming. Het organiseren van vergaderingen overdag stelt ons in staat om een evenwicht te vinden tussen werk en privé, zodat iedereen actief kan deelnemen en zijn stem kan laten horen.” – David Vancoillie, CEO Parte

Een appartement in een mede-eigendom is voor 90% van de bevolking hun grootste kapitaalbezit. We merken dat het besef hierover begint te groeien en dat een goed beheer in een professionele setting belangrijk is. Indien mogelijk organiseren we zoveel mogelijk van de vergaderingen in onze kantoren waar alle infrastructuur aanwezig is, en waar nodig, andere collega’s op het dossier kunnen bijspringen. Dit gebeurt uiteraard best overdag tijdens de kantooruren wanneer iedereen aanwezig is.

Bij Parte bedanken we alvast onze klanten voor het meegaan in deze evolutie en het gestelde vertrouwen in onze mensen.

Christoph Kues is onze partner in Duitsland voor de verdere ontwikkeling of opvolging van vastgoedbeheer voor Parte.

Het gesprek gaat over vastgoedbeheer en hoe het efficiënter en aantrekkelijker kan worden gemaakt voor medewerkers.

Christoph Kues, die momenteel Parte in Duitsland opbouwt, zegt dat vastgoedbeheer niet bepaald sexy is voor veel leerlingen. Op dit moment is hij voornamelijk actief in Noordrijn-Westfalen, maar het doel is om landelijk uit te breiden – met België als voorbeeld. Hij wil niet alleen dat het heersende beeld van een nogal saaie baan snel tot het verleden behoort, maar hij wil de baan ook aantrekkelijker maken voor vrouwen met kinderen. Bovendien zou de werkdruk idealiter verminderd worden door verschillende vastgoedbeheerders gebruik te laten maken van dezelfde facturatiesoftware of kalendertools.

Bekijk het volledige gesprek met Christoph Kues van Parte en je zult merken dat vastgoedbeheer misschien toch niet zo ouderwets en saai hoeft te zijn, of te blijven: https://www.kivvon.com/de/no-risk-no-chance/parte-will-hausverwaltungen-besser-vernetzen-und-arbeitsschritte-vereinfachen

Artikel door Sonja Verschueren (De Tijd, 21 mei 2023) (https://www.tijd.be/netto/analyse/vastgoed/drie-misverstanden-over-de-taken-van-de-syndicus/10468808)

Sommige flatbewoners bellen al snel naar de syndicus, als hun kraan lekt of de verwarmingsketel het laat afweten. Maar die is daar niet verantwoordelijk voor. Voor wat dan wel?

Wie een appartement bezit, is soms ook de eigenaar van een kelder, een staanplaats of een garage in het hetzelfde gebouw. Daarnaast zijn er gemeenschappelijke delen die voor alle flateigenaars toegankelijk zijn, en waarvan ze allemaal mede-eigenaars zijn. Denk aan de lift, de gangen en de inkomhal.

Voor het beheer en onderhoud van die gemeenschappelijke delen staat een syndicus in. Als een gebouw uit twee of meer appartementen bestaat die in handen zijn van verschillende personen, zijn de mede-eigenaars – op enkele uitzonderingen na – wettelijk verplicht een syndicus aan te stellen. Dat hoeft geen professionele te zijn. Ook een mede-eigenaar kan als syndicus optreden. In kleinere appartementsgebouwen gebeurt dat wel vaker.

Het takenpakket van de syndicus is wettelijk vastgelegd, maar desondanks bestaan er misverstanden over.

Misverstand 1: de syndicus lost alles op

‘De wet op de mede-eigendom lijnt de opdracht van een syndicus duidelijk af’, zegt Tom Van Campenhout, docent aan de AP Hogeschool Antwerpen en bestuurder van het syndicuskantoor 03Beheer, die zo’n 8.000 appartementen in Antwerpen in portefeuille heeft. ‘Eigenaars denken soms dat wij voor alles verantwoordelijk zijn, maar dat is niet zo. Wij staan in voor het beheer van de gemeenschappelijke delen. Elk appartementsgebouw heeft statuten. Daarin staat wat tot de gemeenschappelijke delen behoort, en wat privé is.’

‘Onze opdracht stopt achter de deur van het appartement’, treedt collega Frederiek Thiers bij. Hij is penningmeester bij het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars (BIV) en zaakvoerder van de professioneel beheerder FT Immo, die zo’n 5.000 appartementen in Zuid-West-Vlaanderen beheert.

Valt de elektriciteit in uw appartement uit of lekt er water uit een verwarmingselement? Het is niet aan de syndicus om die problemen op te lossen. ‘Nochtans gebeurt het geregeld dat wij als een soort eerste hulp bij ongevallen gezien worden’, zegt Thiers. ‘Of dat we worden ingeschakeld om overlast door een medebewoner aan te klagen. Maar wij geen politieagenten.’

Wat behoort dan wel tot het takenpakket van de syndicus? ‘De wet op de mede-eigendom vermeldt zo’n 15 taken’, zegt Thiers. Zo voert de syndicus de boekhouding van de vereniging van mede-eigenaars (VME), waarin alle mede-eigenaars verenigd zijn. Hij moet de energieleverancier en de verzekeraar betalen en de provisies van alle flateigenaars innen. Die betalen elke maand of elk kwartaal een voorschot aan de syndicus, dat de kosten voor het beheer en het onderhoud van de gemeenschappelijke delen dekt.

Daarnaast is de syndicus verantwoordelijk voor het opstellen van een begroting, zodat de mede-eigenaars een zicht hebben op de lopende en buitengewone kosten. Ook moet de syndicus één keer per jaar een algemene vergadering bijeenroepen. Daar nemen de mede-eigenaars beslissingen over de gemeenschappelijke delen van het gebouw. Het is aan de syndicus om uit te voeren (of te laten uitvoeren) wat op zo’n vergadering beslist wordt.

Behoort ook tot het takenpakket: bewarende maatregelen en daden van voorlopig beheer. ‘Stel dat er stormschade is aan het dak van een appartementsgebouw, dan is de syndicus verplicht actie te ondernemen zodat de schade niet erger wordt. Er moet niet gewacht worden om de schade te herstellen tot de algemene vergadering plaatsvindt’, zegt Thiers. ‘Ook als een mede-eigenaar zijn financiële verplichtingen niet nakomt, moet de syndicus een extra provisie opvragen bij de mede-eigenaars zodat de VME haar verplichtingen tegenover leveranciers kan blijven nakomen’, zegt Van Campenhout.

‘Als een appartement verkocht wordt, is het de taak van de syndicus de kandidaat-koper op voorhand in te lichten over de stand van zaken in het appartementsgebouw’, zegt Thiers. De syndicus stelt onder meer de jongste drie verslagen van de algemene vergadering ter beschikking en geeft een update over het reservekapitaal, de spaarpot van de VME. ‘Op die manier koopt de nieuwe eigenaar geen kat in een zak.’

Misverstand 2: de syndicus is de baas van het gebouw

‘Sommigen denken dat wij het gebouw naar goeddunken beheren, maar dat klopt niet helemaal’, zegt Van Campenhout. ‘Een syndicus voert uit wat beslist wordt op de algemene vergadering. Als daar beslist wordt de gevel van een appartementsgebouw niet te renoveren, dan gebeurt dat niet, al is het misschien wenselijk. Een goede syndicus begeleidt de VME wel bij beslissingen en wijst op de verantwoordelijkheden van de mede-eigenaars.’

Een syndicus voert uit wat beslist wordt op de algemene vergadering. Hij is niet de baas van het gebouw.

Misverstand 3: de syndicus rekent veel aan

‘Soms krijgen we te horen dat een professionele syndicus duur is’, zegt Thiers. ‘Maar wij krijgen een ereloon op basis van het wettelijke takenpakket.’ Hoeveel dat ereloon bedraagt, hangt onder meer af van de grootte van het appartementsgebouw. Reken op 20 à 30 euro per maand per appartement voor een gebouw van 20 appartementen.

‘Voor kwaliteit en service moet je nu eenmaal betalen. Bovendien verwarren eigenaars het ereloon van de syndicus soms met de provisie die ze maandelijks of op kwartaalbasis betalen. Maar van dat bedrag gaat maar een stukje naar ons.’

Property Manager, gebouwbeheerder of syndicus, wat is dat nu juist? En wanneer spreek je van een mede-eigendom? Wat zeggen de regels en wat zegt de wetgeving?

We zetten het even op een rijtje.

De property manager beheert en vertegenwoordigt een mede-eigendom zoals bijvoorbeeld een appartementsgebouw. We spreken van een mede-eigendom zodra er verschillende eigenaars zijn in één gebouw. Dat wil zeggen dat ze niet alleen eigenaar zijn van hun eigen privatieve deel maar ook voor een deeltje mede-eigenaar zijn van de gemeenschappelijke delen in dat gebouw. Denk maar aan de lift, de inkomhal, de grond, etc.

Statuten van het gebouw

Zodra een gebouw meerdere eigenaars heeft worden er statuten opgemaakt met de voornaamste regels en bepalingen van dat gebouw. En die bestaan uit een basisakte en een reglement van mede-eigendom.

Wat is dat nu, zo’n basisakte? De basisakte beschrijft het onroerend geheel, de privatieve en gemeenschappelijke delen en het aandeel dat daaraan verbonden is. Zo ben je bijvoorbeeld volledig eigenaar van de kavel of het appartement dat je gekocht hebt, en 25/100 eigenaar van de gemeenschappelijke delen. De andere eigenaars bezitten dan 75/100 van deze gemeenschappelijke delen.

Het reglement van mede-eigendom beschrijft daarentegen de rechten en de plichten van de eigenaars over de privatieve en gemeenschappelijke delen. En daarbij hoort eveneens de verdeling van de lasten en de sancties in het geval een mede-eigenaar niet betaalt. Dit wordt opgemaakt bij middel van een authentieke akte door een notaris. Het kan ook zijn dat er geen notaris tussenkomt. Dan spreken we van een onderhandse akte, en dan wordt een regelement van interne orde opgesteld. Daarin staan de regels over de algemene vergadering, de werkwijze ervan, maar ook de manier waarop de syndicus benoemt wordt, wat de syndicus moet doen, hoe lang hij syndicus zal zijn, etc.

Wie zijn de betrokken partijen van een VME

Allereerst is er de vereniging van mede-eigenaars of kortweg de VME. Hiertoe behoren alle eigenaars en de bedoeling is eenvoudig: het beheer van het gebouw of van de groep van gebouwen.

De VME wordt ingeschreven in de kruispuntbank van ondernemingen en krijgt dus een ondernemingsnummer. De VME wordt ingeschreven in de kruispuntbank van ondernemingen en krijgt dus een ondernemingsnummer.

Een VME heeft ook een vermogen en dat bestaat uit een werkkapitaal,
de voorschotten die de mede-eigenaars betalen voor periodieke kosten zoals de verlichtingskosten van de gang of de kosten voor de conciërge, en een reservekapitaal. Het reservekapitaal is de geldsom die gebruikt wordt voor het dekken van niet-periodieke uitgaven zoals het vernieuwen van het dak, of een nieuwe liftkoker… Een reservefonds is niet verplicht!

Vervolgens is er ook de raad van mede-eigendom. Die wordt opgericht door de eerste algemene vergadering in het geval een gebouw (of groep van gebouwen) meer dan 20 kavels telt. Wat doet de raad van mede-eigendom? Die oefenen controle uit op de syndicus.

En dan is er nog de commissaris van de rekeningen of het college van commissarissen van de rekeningen. De belangrijkste taak van dit orgaan bestaat eruit om de rekeningen van de VME te controleren. Vaak is deze persoon een professioneel bedrijfsrevisor of accountant maar dit kan ook een mede-eigenaar zijn.

 

Wat doet de syndicus?

Nu je dit weet, wil je ook weten wat de syndicus dan nog moet doen? De syndicus kan een rechtspersoon zijn of een natuurlijke persoon: een mede-eigenaar, een vastgoedmakelaar, of een andere vrije beroepsuitoefenaar.  

Bij een nieuwbouw kiest de bouwheer of de bouwpromotor vaak de syndicus, en die blijft dan ook syndicus tot de eerste algemene vergadering. Indien het geen nieuwbouw betreft kan de syndicus aangesteld worden op verzoek van elke mede-eigenaar.

Simpelweg moet de syndicus de beslissingen van de algemene vergadering uitvoeren. Zoals bijvoorbeeld onderhoudswerken in de tuin of gang laten uitvoeren. De syndicus beheert het vermogen van de VME, hij of zij vertegenwoordigt de VME, legt de lijst van kosten en schulden over aan de notaris en in geval van een verkoop moet een kostenramingen voorgelegd worden, de notulen opgemaakt worden…

De syndicus is nooit lid van de raad van mede-eigendom en kan ook nooit de commissaris van de rekeningen zijn.

De relatie tussen de syndicus en de VME, en zijn vergoeding moet vastgelegd zijn in een schriftelijk overeenkomst. In deze overeenkomst zit ook een lijst van de forfaitaire en aanvullende prestaties met de daaraan verbonden vergoedingen. In kleine appartementsgebouwen oefent een van de mede-eigenaren vaak de taak van syndicus kosteloos uit.

Het mandaat van een syndicus duurt drie jaar en kan door de algemene vergadering verlengd worden, maar nooit stilzwijgend. De syndicus kan ook zelf zijn ontslag geven, of door de algemene vergadering ontslagen worden.

De algemene vergadering of de AV is het orgaan van de VME. Elk jaar wordt de AV bijeengeroepen door de syndicus. Elke mede-eigenaar kan in persoon deelnemen aan de AV of zich laten vertegenwoordigen. Met twee derde van de meerderheid mag gestemd worden over statutenwijzigingen, werken aan de gemeenschappelijke delen, bedragen van opdrachten, etc.* Met vier vijfde van de meerderheid mag gestemd worden over verdeling van de lasten, de heropbouw van het onroerend goed, de verdeling van de kavel, etc. *

*_{Voor de volledige uitleg verwijzen we ook graag naar de website van de federale overheidsdienst justitie}. 

Gisteren hadden we met Parte de eer om exposant te mogen zijn van het Salon van de Mede-Eigendom.
Tijdens de vijfde editie van het Salon kwamen leveranciers, bedrijven, eigenaars, partners en geïnteresseerden samen. Met andere woorden, eender wie op welke manier dan ook affiniteit vertoont met mede-eigendom was welkom.

Samen met Olivier Blockhuys van Solvio, Vincent Couet en Sebastien Cosse van Couet et Associés, onze HR Manager Sofie Van Ginderen en de CEO David Vancoillie maakten we er een leerrijke dag van.
De uitgelezen kans om ons netwerk te vergroten, een blik te werpen op de toekomst van de syndicus, en ook verwelkomende gesprekken te hebben met potentiële eigenaars.

We kijken alvast uit naar de volgende editie.
See you next year!